歓送迎会の案内状
人事異動のシーズンになると、入社式前の新入社員たちの配属先なども内示がでて、研修なども入ってくるのではないでしょうか？
そうなると、既存の社員たちが、これまで会社で頑張ってくれた方へのねぎらいと激励を込めて、また新しい社員たちを歓迎し、早く水になれてもらう為の懇親会を企画したりもするでしょう。
本来ならば、歓迎会と送迎会を個別に行うべきではあるのですが、費用負担もかさむので歓送迎会の案内状を送って、同時に送別と歓迎の懇親会を開く場合の方が多くなります。
歓送迎会の幹事役を引き受けた方は送る側、迎える側の人たちを招待するほか、参加メンバーを募り場所や時間、参加費用などを伝えたり、双方の橋渡しをしたりします。
また、歓送迎会の案内状を送り参加者をまとめ、会場を予約し、会場側との交渉をする役割も果たします。
歓送迎会の案内状テンプレート
歓送迎会を行う際は、招待する側と一般参加する側双方へ歓送迎会の案内状を発送しなければなりません。
職場セクションでのカジュアルな集まりであれば、一般参加者に関しては掲示板や回覧などで歓送迎会の案内状を出す場合がほとんどです。
その際には日時と場所、招待者と一般参加者の明記、費用、出欠の有無の回答期限と連絡先などを明示しましょう。
招待者からは会費を徴収することはできませんので、一般参加者の費用に招待者の会費を上乗せするなどの配慮を怠らないようにしましょう。
招待者へ歓送迎会の案内状を渡す場合、退職または異動される方へのねぎらいと、新しく異動または入社してきた方の歓迎を込めた会を行う旨を明記した歓送迎会の案内状を渡すことが丁寧な方法なのですが、会社などでは毎年の恒例行事と化しているため、歓送迎会の案内状の送付は省き、幹事役から直接口頭で知らせる場合もあります。
フォーマルな席での歓送迎会の案内状を送付する際は、インターネットの冠婚葬祭に特化したサイトなどで歓送迎会の案内状に関するテンプレートを無償配布している場合もありますので、TPOに合わせた文章を作成してみましょう。
歓送迎会の案内状の回答はお早めに
歓送迎会の案内状を受け取った方は、参加の有無を幹事役まで早めに伝えるようにしましょう。
会場となる飲食店でも食事の準備等があるので、早目の連絡を希望している場合がほとんどです。
また人数が多い歓送迎会になるほど、人数の取りまとめが煩雑化してしまうので、招待される側も一般参加する側も考慮しましょう。
またできる限り参加するのがマナーです。