歓送迎会の幹事
初めて歓送迎会の幹事を引き受けられた方は、何をどのように進めていけば良いものか迷うことが多いでしょう。
会社の歓送迎会に関しては、毎年の積み重ねで「たたき台」はほぼ完成しているので、前回歓送迎会の幹事だった方に情報をもらいながら、いろいろな構築をしていくと良いでしょう。
歓送迎会の幹事の仕事としては招待者や参加者への案内文を作成し送付すること、参加者の取りまとめ、会場を確保して予算や人数について交渉すること、異動・退職される方に向けた記念品の準備、歓送迎会当日の「仕切り」、会計などがあります。
また、上司に歓送迎会の挨拶を依頼する場合もあります。
たいていは1人か2人で歓送迎会の幹事を引き受けることとなりますが、参加人数などの関係で、一人で切り盛りする場合の方が多いでしょう。
歓送迎会の幹事の仕事
歓送迎会の幹事の仕事の中でも最も重要であるのが人数の取りまとめと会場の確保です。
歓送迎会の場所は料亭や居酒屋などで行われることになる場合がほとんどですが、人数によってプランが変わってくる場合もあります。
歓送迎会の幹事はお得なプランを選び、飲み放題の有無や食事の内容の良し悪し、交通アクセスに不便はないかなどを調べる必要があります。
歓送迎会の会費に関しては、招待者に負担させるようなことはありません。
一般の参加者に対し、招待者の食事代金と退職・異動される方への記念品の代金などを上乗せして参加費として徴収しなければなりません。
歓送迎会の幹事の段取り
歓送迎会の幹事は、会場側との打ち合わせを遅くとも5日前までには済ませたいものです。
会場として使用する飲食店でも食材を調達する必要などがあるためです。
飲食代の予算・飲み放題プランの有無・参加人数などをきちんと伝えて、お互いに確認するようにしましょう。
そのために、歓送迎会の幹事は、参加者の取りまとめを一週間から十日前くらいまでには済ませておくことがベストです。
惜しまれて会社を去る人へ記念品を用意する場合がほとんどです。
すべて歓送迎会の幹事が行うことがベストなのですが、中には世話好きな女性社員もいます。
記念品の選定に関しては先輩の女性社員の意見を仰いでみましょう。
先輩社員の立場も保たれますし、歓送迎会の幹事としての仕事の負担も軽減されることになります。
歓送迎会が済んだ後は、飲食店の清算をすませます。
歓送迎会の幹事は、記念品の代金などの領収証と徴収した参加費の出納を合わせ、会計報告を一般参加者に必ず行うようにします。
残金が出た場合の処理などを相談するようにしましょう。
ここまでは歓送迎会の幹事としての仕事の一連の流れとなります。